Informationssystem zur Einhaltung eines standardisierten Workflows.

GS1 Austria bietet seinen Kunden anwenderorientierte Standards und Services für Identifikation, Information und Prozesse zur Kosten- und Qualitätsoptimierung. Mit GS1 Sync wird ein zentraler Artikel-Stammdatenservice als Clearingstelle für die österreichische Konsumgüterwirtschaft angeboten. Um die hohen Standards im Lebensmittelbereich (wie beispielsweise die Lebensmittelinformationsverordnung, kurz: LMIV) zu erfüllen, bedarf es strenger Kontrollen und die Einhaltung eines genau definierten Workflows.

Die Qualitätsüberprüfung der Lebensmitteldaten wird durch die GS1 Austria manuell von speziell geschulten MitarbeiterInnen durchgeführt. Vor dem gemeinsamen Projekt mit der RISC Software GmbH wurde der gesamte Workflow inklusive Kommunikation mit den KundInnen ebenfalls manuell abgewickelt. Dieser Workflow wird jetzt mithilfe eines auf CALUMMA aufbauenden Web-basierten Workflowsystems abgewickelt. CALUMMA ist eine neue Generation von Data-Management-Software die Datenkomplexität, Schnittstellenvielfalt und Visualisierung mit Bedienerfreundlichkeit vereinbart.

Die MitarbeiterInnen der GS1 Austria loggen sich über die multiuser-fähige Webplattform ein und sehen dort alle in ihrer Zuständigkeit befindlichen Prüfaufträge und können diese in klar definierten und im System implementierten Prozessen abarbeiten.

GS1 Austria importiert Die Lebensmitteldaten automatisch in CALUMMA. Dadurch wird ein ununterbrochener Workflow von Kontrolle, Bestätigung bis zur Freigabe der Produktdaten durch die GS1 Austria MitarbeiterInnen gewährleistet. Automatische E-Mails halten währenddessen die KundInnen stets auf dem Laufenden. Auch Dateien¬verwaltung, Reporting und lückenloses Änderungstracking werden in CALUMMA abgewickelt.

Die eigentliche Kernaufgabe der Qualitätsüberprüfung bleibt dabei unberührt: der Abgleich der Daten auf der Etikette des Produktes mit den elektronischen Daten wird in sehr hohem Tempo und mit großer Genauigkeit durchgeführt. Der gesamte Prozess rundherum wurde digitalisiert bzw. teilautomatisiert und somit beschleunigt und optimiert. Dies ist ein gelungenes Beispiel von Digitalisierung, die nicht in Konkurrenz zu den MitarbeiterInnen und BenutzerInnen steht, sondern in gewinnbringendem Zusammenspiel.

Durch die effiziente Abwicklung des Workflows mit Hilfe von CALUMMA konnte die Durchlaufzeit von Qualitätsprüfungen signifikant reduziert werden. Es wird laufend um neue Features erweitert.

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